Cómo importar Leads e Bases Legales

En este artículo se tratan los siguientes temas:

• Formatos de la planilla de importación
• ¿Cómo importar Leads?
• Preguntas Frequentes
• Base Legal

Formatos de la planilla de importación

Para importar leads a RD Station Marketing es preciso colocar todos los datos en una planilla y guardar en uno de los siguientes formatos:

• Microsoft Excel (xls e xlsx): Archivo standard de Microsoft Excel;
• CSV: Ve aquí como crear un archivo CSV.

¿Qué información necesita un CSV para ser importado?

Un Lead es identificado dentro de RD Station Marketing a través del e-mail, un e-mail en tu base es un Lead, por eso, es obligatorio hacer una columna de e-mail y esta no se puede tener líneas en blanco. Tampoco es posible hacer más de un e-mail por línea.

Además, los campos de leads en RD Station Marketing pueden tener un máximo de 255 caracteres, ninguna información en el CSV puede exceder ese tamaño.

¡Importante!

• Certificate de que todas las columnas poseen encabezado,
• Verifica si todos los datos de la planilla están correctos, principalmente los e-mails,
• Tu planilla no debe tener ninguna linea o columna en blanco,
• RD Station Marketing no puede identificar más de una pestaña de Excel para importar la Base. Esto significa que incluso si tiene varias pestañas con información, el sistema no identificará las pestañas distintas de la que estaba abierta cuando se guardó el archivo. Por lo tanto, es importante centralizar todos los datos en una pestaña.

¿Cómo importar leads?

1. Haz login en RD Station Marketing,
2. Clica en Relacionarse > Base de Leads,
3. Clica en Importar Leads:
   
4. Arrastra y suelta el archivo o selecciona directo de tu computadora:
   
   
5. Certificate de que has confirmado los Términos de uso de la Importación de Leads:
   
   
6. El paso 6 de este tutorial es una prueba BETA, esto significa que estamos en la fase de prueba controlada, por lo que aún no es posible solicitar la activación de esta funcionalidad:
   • Seleccione las bases legales que garantizan que puede procesar los datos y comunicarse con los clientes potenciales que está ingresando:
     
     
7. Revisa la lista importada y combina tus columnas con los campos de RD Station Marketing:
   
   
8. Caso precises hacer ajustes, clica en Guardar y continuar en otro momento. Si todo está correto, basta clicar en Guardar y reenviar;
9. Selecciona si deseas marcar una conversión solamente para los Leads nuevos, esta opción no registra una conversión para los Leads ya existentes en tu base, o para todos los Leads, que registran conversión independientemente de la existencia del Lead en tu base:
   
   
10. Optando por registrar conversión para todos los Leads, es posible seleccionar la fecha del evento, o acción de marketing en que los Leads se registraron:
    
    
11. Después de seleccionar la conversión, puedes optar por Crear segmentación (lista dinámica), que permite ejecutar acciones de marketing direccionadas de acuerdo con tus necesidades, independientemente de la opción de conversión seleccionada. Es posible editar el nombre de la segmentación y también editar el nombre de tu tag o seleccionar una pré-existente para que tus Leads sean parte de una segmentación anterior:
    
    
12. Luego de seleccionar las opciones deseadas, clica en Importación o Guardar y continuar en otro momento.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es tu duda?

• ¿Cómo importar Leads con más de una tag?
• Cómo segmentar los leads de una importación?
• ¿Cómo importar campos de múltiple respuesta?
• ¿Cómo importar leads con diferentes fechas de creación?
• ¿Es posible importar los datos del área "Empresa"?
• ¿Los campos personalizados son creados automáticamente en una importación?

¿Cómo importar leads con más de una tag?

Para importar un Lead con múltiples tags, basta separarlas por comas en la columna referente a las tags.

¿Cómo segmentar los leads de una importación?

Por padrón, el RD Station Marketing adiciona una tag genérica en los leads que son importados. Esa tag tiene el padrón de “importación-año-mes-dia-hora-minuto-segundos”. Por ejemplo: importacion-2019-06-28-09:06:05. Con eso, podrás segmentar esos leads a través de esta tag, si necesitas.

¿Cómo importar campos de múltiple respuesta?

Campos de múltiple respuesta también deben ser importados separados por comas.

¿Cómo importar leads con diferentes fechas de creación?

Para importar una base de leads con diferentes fechas de creación, basta seguir los pasos abajo:

1. En el archivo a ser importado, reúne en una misma columna las fechas de creación de los leads como en este modelo de importación;
2. Importa los leads y combina esa columna de datos con la opción Creado, como en la imagen abajo:

Listo, el mensaje Cambió su etapa en el embudo a Lead aparecerá como primera información en la Timeline de cada lead, seguido de la fecha de importación como conversión.

¿Es posible importar los datos del área "Empresa"?

Los datos de la pestaña Empresa de la Base de Leads (teléfono, email, site, sector etc.), no pueden ser enviados para RD Station Marketing por medio de importación.

La inclusión de estos datos debe ser hecha manualmente en Opciones > Editar.

¿Los campos personalizados son creados automáticamente en una importación?

No. Al importar una lista, los campos que aún no existen en tu cuenta en RD Station Marketing no son creados como campos personalizados automáticamente.

Para que un nuevo campo sea exhibido como información del Lead y se complete con las informaciones originadas en una importación, se debe crear el campo en Convertir > Campos Personalizados y, entonces, importar tu lista.

Base Legal

¿Qué es una Base Legal?

Las Bases Legales son hipótesis de la ley que autorizan a tu empresa a recopilar, almacenar y procesar los datos personales de tus Leads.

¡Es importante recordar!
La LGPD sólo entrará en vigor en Brasil en agosto de 2020. Hasta entonces, no es obligatorio tener una Base Legal, pero ya puedes empezar a adaptar tu estrategia.

¿Por qué necesito una Base Legal?

Las principales leyes de protección de datos, como la LGPD (Brasil) y el GDPR (Unión Europea), establecen que para que cualquier persona, ya sea física o jurídica, puede realizar actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales — ya sea recopilar, transmitir o procesar — es necesario contar con una Base Legal. Es decir, una hipótesis de la ley que autorice el tratamiento de datos.

A partir de la entrada en vigor de la LGPD (08/2020), el procesamiento y tratamiento de datos personales sin una Base Legal será considerada una práctica ilegal en Brasil.

¿Puedo utilizar la misma Base Legal para el procesamiento de datos y el envío de comunicaciones?

Sí, es posible utilizar la misma Base Legal para ambos casos, siempre que Lead haya dado permiso para el procesamiento de datos y comunicación de la misma manera y al mismo tiempo.