Como integrar com o RD Station CRM?

Se preferir, confira aqui o vídeo deste passo a passo.

Qual a sua dúvida:

• Como funciona a integração
• Como realizar a integração
• Condições de envio dos leads ao CRM
• Opções avançadas

Como funciona a integração

• Do RD Station Marketing para o CRM
• Do CRM para o RD Station Marketing

Esta integração permite enviar conversões e oportunidades de uma ferramenta à outra, automaticamente. As oportunidades são identificadas pelo endereço de e-mail, que deve ser o mesmo em ambas as plataformas.

É importante ressaltar que a integração não tem efeito retroativo, ou seja, ela abrangerá somente os leads e oportunidades que forem criados após sua realização. Caso você deseje integrar a base de dados já existente, é possível exportá-la do RD Station Marketing e importá-la no CRM.

Do RD Station Marketing para o CRM

É possível definir no gatilho um evento de conversão e para quem os leads serão enviados. No caso do plano Basic do RD Station CRM, é possível ter mais gatilhos e definir vendedores diferentes para cada conversão.

Os leads ou oportunidades, criados no RD Station Marketing, são enviados ao CRM como novas oportunidades, vinculadas a uma Empresa/Cliente e a um Contato. Para o envio ocorrer, você pode escolher entre dois gatilhos de envio: qualquer Conversão ou marcado como Oportunidade.

Uma vez que a integração esteja ativa e o gatilho de envio definido, os leads do RD Station Marketing passarão a ser enviados ao CRM, contendo todos os campos mapeados durante a integração, como campos opcionais e personalizados.

Os campos preenchidos automaticamente são:

• Nome do contato;
• Cargo;
• E-mail;
• Telefone;
• Cliente/empresa;
• URL;
• Facebook;
• LinkedIn;
• Nome da oportunidade;
• Campanha: preenchido com o ID da última conversão do RD Station Marketing. O gatilho definido deve ser o gatilho de conversão;
• Fonte: preenchida com a origem do lead.

Além disso, ao enviar o lead ao CRM, todo o histórico de atividades do lead no RD Station Marketing será inserido dentro da oportunidade criada, incluindo o identificador e a origem das conversões.

Caso as informações do histórico não estejam aparecendo na aba Histórico do Marketing, entre em contato com o nosso suporte.

Do CRM para o RD Station Marketing

Para que um contato seja enviado corretamente à sua base do RD Station Marketing é preciso que, ao criar uma Oportunidade no CRM, ele tenha um e-mail válido. Caso contrário, o lead será gerado sem uma conversão. Além disso, novos leads serão criados sempre que ocorrer uma marcação de venda ou perda na Oportunidade.

Já as oportunidades vendidas no CRM, cujo e-mail do contato não conste na base do RD Station Marketing, serão enviadas como novos leads, com seus respectivos Empresas/Clientes, Contatos e campos personalizados mapeados.

Por fim, as oportunidades perdidas do CRM são atualizadas no RD Station Marketing como perda, com seu respectivo motivo, desde que tenha sido criado um campo personalizado chamado Motivo de perda no CRM.

Como realizar a integração

1. Acesse sua conta no RD Station CRM;
2. Clique em seu nome de usuário, localizado no canto superior direito da página;
3. No menu suspenso que será exibido, clique em Configurações;
4. Na categoria Avançado, clique em RD Station Marketing;
   
5. Clique no botão Conectar com o RD Station Marketing;
6. Escolha a opção desejada:

• Prosseguir com a conta vinculada
• Trocar a conta que será integrada
• Cancelar uma integração já existente

Prosseguir com a conta vinculada

1. Caso você possua mais de uma conta ativa no RD Station Marketing, verifique se a conta vinculada, que aparece pré-selecionada, é a que você deseja integrar;
2. Se estiver tudo certo, prossiga normalmente com o fluxo de integração, conforme os passos descritos no decorrer deste artigo.

Trocar a conta que será integrada

1. Caso você deseje integrar seu CRM a uma conta diferente do RD Station Marketing, clique em Trocar de Conta;
2. Na janela será exibida, clique no botão Trocar de Conta;
3. Selecione a conta que você deseja conectar;
4. Clique no botão Continuar;
   
5. Prossiga com o fluxo de integração da conta selecionada.

Cancelar a integração

1. Caso você deseje cancelar uma integração já existente, clique em Desconectar.

Condições de envio dos leads ao CRM

• Gatilho
• Responsável pela oportunidade
• Etapa do funil de vendas

Gatilho

Nesta etapa, configure quais ações irão disparar o envio de leads do RD Station Marketing para o CRM. Vale ressaltar que, independente do gatilho, o lead sempre será enviado ao CRM como Oportunidade.

• Qualquer conversão: sempre que um lead realizar uma conversão no RD Station Marketing, como o cadastro em um formulário, Landing Page ou uma requisição API que gere conversão, ele será enviado ao CRM. Se o lead converter duas vezes em dias diferentes, duas oportunidades serão criadas no CRM. Se o lead converter duas vezes no mesmo dia, apenas uma oportunidade será criada.
• Marcação de oportunidade: sempre que um lead for marcado como oportunidade no RD Station Marketing, seja manualmente, por fluxo de automação ou API, ele será enviado ao CRM. Se o lead tornar-se oportunidade duas vezes em dias diferentes, duas oportunidades serão criadas no CRM. Se o lead tornar-se oportunidade duas vezes no mesmo dia, apenas uma oportunidade será criada.

Responsável pela oportunidade

Defina o responsável pelas oportunidades que serão criadas. As opções disponíveis são:

• Todos: distribuição aleatória entre todos os usuários e administradores da conta.
• Apenas os usuários nesta conta ou apenas os administradores nesta conta (entenda a diferença).
• Enviar para o dono do lead: enviar para o mesmo dono do lead do RD Station Marketing. Para isso, o lead precisa primeiro ser atribuído a um dono e, depois, ser marcado como oportunidade. Além disso, o e-mail cadastrado deve ser o mesmo em ambas as ferramentas.
• Distribuir na equipe: distribuição aleatória entre os membros de uma determinada equipe.
• Escolher um usuário: permite que um usuário com token ativo em seu perfil receba todas as oportunidades.

Etapa do funil de vendas

Escolha em qual etapa do seu funil de vendas as oportunidades serão alocadas, quando criadas no CRM.

Opções avançadas

• Combinação de campos
• Centralizar informações dos leads
• Qualificação da oportunidade
• Opção de receber e/ou enviar eventos do RD Station CRM para o RD Station Marketing

Combinação de Campos

Combine os campos personalizados do CRM com os campos correspondentes no RD Station Marketing.

Os campos do tipo Opção precisam ter opções exatamente iguais em ambas as ferramentas, incluindo letras maiúsculas e minúsculas, plural e singular — caso contrário, o lead não será enviado. Por esse motivo, é preciso criar os campos, tanto no RD Station Marketing quanto no CRM.

Após a criação dos campos em ambas as ferramentas, clique no botão Mostrar opções avançadas e mapeie os campos do RD Station Marketing com os correspondentes do RD Station CRM. 

Caso o CRM tenha campos definidos como obrigatórios, eles devem ser devidamente mapeados. Certifique-se de que todas as oportunidades estejam com esse campo preenchido, pois, caso contrário, elas não serão geradas no CRM no momento da integração.

Quanto aos campos Segmentos e Campanhas, seu mapeamento é opcional. No plano Free, o número máximo de segmentos é 50. Portanto, se esse campo for combinado com algum do tipo Telefone, cada telefone representará um segmento e, quando esse número for alcançado, os leads não serão mais enviados ao CRM.

Atualmente, os campos de múltipla escolha do RD Station Marketing não podem ser mapeados, por isso não aparecem como opções na integração. Também não é possível mapear o campo Origem do lead.

Centralizar informações dos leads

• Pelas informações das Empresas/Clientes: esta opção é indicada se você negocia com empresas. Ao utilizá-la, os leads que contenham o campo Empresa no RD Station Marketing serão centralizados na mesma empresa dentro do CRM. Por outro lado, se você não trabalha com esse campo no RD Station Marketing, não utilize essa opção, pois isso criaria um agrupamento de todos os leads com mesmo nome — por exemplo, João — como se fossem uma empresa chamada João, dentro do CRM.
• Pelas informações dos Contatos: esta opção é indicada se você negocia com pessoas físicas. Ao utilizá-la, os leads que contenham a mesma informação no campo E-mail serão centralizados no mesmo contato, quando forem enviados ao CRM.

Qualificação da Oportunidade

Ao ativar o mapeamento de Lead Scoring e Qualificação da Oportunidade, as oportunidades serão geradas no CRM com a qualificação já pré-estabelecida, de acordo com o Lead Scoring do RD Station Marketing. As informações serão mapeadas automaticamente, da seguinte forma:

Opção de receber e/ou enviar eventos do RD Station CRM para o RD Station Marketing

Você poderá escolher quais tipos de eventos podem ser enviados do RD Station CRM para o RD Station Marketing.

No passo 2 da integração, clique em Opções Avançadas:

Você pode escolher quais opções devem ser trocadas entre as ferramentas:

• Opção 1: Troca informações de oportunidades e tarefas do RD Station CRM para o RD Station Marketing, proporcionando campanhas mais completas, direcionadas e segmentações avançadas. Esta opção é a mais recomendada. 
• Opção 2: Apenas envia informações de oportunidades criadas e atualizadas no RD Station CRM. Não envia eventos de tarefas.
• Opção 3: Não envia evento de oportunidades e tarefas do RD Station CRM para o RD Station Marketing, impossibilitando segmentações avançadas. As ferramentas deixam de ser sincronizadas em tempo real - exceto a atualização de dono do lead, que continua com o mesmo comportamento.

Seus leads não estão chegando no CRM? Veja aqui as possíveis causas.

Assista o vídeo deste passo a passo