Direito ao Acesso aos Dados

Nota: este conteúdo se aplica aos planos Light, Basic, Pro e Enterprise. Para saber mais sobre cada um dos planos do RD Station Marketing, clique aqui.

Nota: o objetivo deste artigo é meramente informativo. O conteúdo não possui qualquer intuito de fornecer consultoria jurídica aos nossos clientes. A Resultados Digitais disponibiliza ferramentas e conteúdos para auxiliar no processo de adequação dos nossos clientes às leis de Proteção de Dados (em especial LGPD e GDPR). Contudo, é importante que a sua empresa conte com o apoio de um profissional especializado, capaz de auxiliar na adequação aos pontos exigidos por lei.

Atenção: o objetivo deste artigo é auxiliar empresas que utilizam o RD Station Marketing a entenderem como responder a uma solicitação de direito de acesso dos seus contatos. Se você é um contato de uma empresa que utiliza os nossos produtos, e deseja exercer o seu direito de acesso, orientamos que você entre em contato diretamente com a empresa, pois ela é a responsável pelo dado pessoal. O RD Station Marketing é uma plataforma de marketing que apenas realiza o processamento dos dados pessoais em nome das empresas.

Direito ao Acesso

Tanto a LGPD (no Brasil) quanto a GDPR (na União Europeia) elencam como um dos direitos dos titulares de dados a possibilidade de acessarem informações referentes a eles que existam sob controle de uma empresa.

Como o RD Station Marketing é uma das ferramentas que a sua empresa utiliza para processar dados pessoais, preparamos esse material mostrando como você pode responder a solicitações do Direito de Acesso dos seus contatos dentro do nosso produto .

Atenção: é importante lembrar que o direito de acesso diz respeito a todas as informações que a sua empresa possui sobre um determinado contato. Portanto, é importante considerar que nem todas as informações que você possui sobre esse contato podem estar no RD Station Marketing. Pode ser necessário reunir informações de outras ferramentas utilizadas na sua operação.

O que informar:

Quando o assunto é Direito de Acesso, um contato deve receber da sua empresa o acesso a todos os dados pessoais que você possui dele.

Além disso, é uma boa prática que, além do acesso aos dados, a sua empresa seja capaz de fornecer as seguintes informações:

A existência do tratamento de dados pessoais
Quais dados você possui no RD Station Marketing sobre esse lead
Categorias dos dados pessoais
Período de retenção
A origem dos dados
A finalidade dos dados

1. A existência do tratamento de dados pessoais

O primeiro passo que a lei demanda e a mais simples, é a comprovação de que os dados pessoais do solicitante estão sendo tratados pela empresa. Nesse ponto basta comprovar, ou não, que existem dados pessoais sobre o solicitante na sua operação.

No RD Station Marketing, isso é o mesmo que responder: essa pessoa é um lead da minha Base?

Você pode fazer uma busca por essa pessoa na sua Base de Leads.

2. Quais dados você possui no RD Station Marketing sobre esse lead

O segundo passo é saber informar para esse lead os dados que você possui sobre ele.

No RD Station Marketing você pode realizar uma exportação de dados, o que fornecerá uma “fotografia” dos dados atuais desse lead. Para realizar esta ação, siga o passo a passo a seguir:

Acesse a aba Relacionar > Base de Leads:
Na página, procure pelo lead que você quer extrair as informações. Você pode utilizar a barra de busca para encontrá-lo:
Acesse o perfil do lead e clique em Editar > Exportar Lead:
Selecione os campos que deseja exportar:

Dica: na exportação do RD Station Marketing os dados que você pode optar por exportar são divididos em quatro grupos: Campos padrão, Proteção de Dados, Eventos de Conversão e Campos personalizados. Para enviar para o seu lead essas informações, não é necessário seguir a categorização da plataforma. Você pode criar ou reorganizar essas categorias da forma que mais ajuda ao titular de dados entender a organização das informações dele na sua operação, considerando inclusive outras fontes de dados que você possuir. São exemplos de campos que podem não ser necessários: Dono do Lead, URL pública do Lead e Lead Scoring.
Agora, direcione a exportação para o seu email:
Aguarde o envio pelo RD Station Marketing das informações para o seu email:

Pronto! Com o arquivo CSV em mãos, você terá os dados que possui em relação ao lead solicitante e poderá unir às informações existentes em outras partes da sua operação. O próximo passo agora é detalhar esses dados.

Dica: não deixe de revisar as informações que você vai enviar para garantir que façam sentido e que seu Lead conseguirá entender do que se trata.

3. Categorias dos dados pessoais (fora do RD Station Marketing)

Para informar ao seu contato quais categorias de dados pessoais a sua empresa possui, é importante olhar para todas as informações que você possui e agrupá-las. São exemplos de categorias de dados pessoais:

Dados de identificação: nome, email, RG, CPF, etc;
Dados financeiros: conta, transações, etc;
Dados sociais: informações profissionais, redes sociais, vida pública, família, comunicação, etc.

4. Período de Retenção (fora do RD Station Marketing)

No RD Station Marketing, os dados de um lead permanecem salvos enquanto a conta existir ou até o momento do lead ser excluído. Nesse caso, o período de retenção deve ser definido e comunicado pela empresa seguindo a sua estratégia de Marketing.

5. A origem dos dados no RD Station Marketing

Você deve ser capaz de informar sobre a origem dos dados que coletou sobre o lead, isto é, de onde originalmente vieram os dados que você possui. Avalie se as informações foram obtidas através de um formulário no seu site e/ou de uma lista de contatos que você obteve em um evento.

A origem dos dados podem ser conversões em Landing Pages, integrações via API ou até mesmo um contrato em que a informação foi inserida no RD Station Marketing posteriormente através de importação.

Quando você exporta dados de um lead como descrito no segundo tópico deste artigo, a informação Eventos (últimos 100) pode ajudar a responder essa pergunta por meio dos identificadores listados. É importante revisá-los para certificar-se que eles são inteligíveis ao lead.

Atenção: existe no RD Station Marketing um campo chamado Origem do Lead. Essa informação não deve ser confundida com o campo Origem dos Dados. Enquanto o campo Origem dos Dados é relacionado a uma conversão em Landing Page, em que esta é a fonte de entrada dos dados do lead no seu sistema, a Origem do lead mostra como aquela pessoa encontrou a sua Landing Page.

6. A finalidade dos dados (fora do RD Station Marketing)

É importante também informar qual é a finalidade de possuir os dados pessoais do lead. Normalmente os clientes do RD Station Marketing armazenam dados pessoais para finalidades comerciais, como Marketing e Vendas. Porém, esta não é uma informação registrada no RD Station Marketing.

A finalidade deve ser preenchida separadamente na resposta ao seu lead.

Compartilhamento de Dados a partir do RD Station Marketing

Se na sua operação, você transfere os dados pessoais do lead para outra empresa, como em estratégias relacionadas ao Co-marketing, por exemplo, você deve informar ao contato que realiza esse tipo de estratégia.